Kaikkia sähköposteja ei pidä käsitellä samalla tavalla. Jotkut niistä on lähetettävä sopivaan aikaan, mukaan lukien aamuraportit ja syntymäpäivätoivotukset. Helpoin ratkaisu iOS-käyttäjille olisi ajoittaa ne, mutta Apple Mail ei tue tätä ominaisuutta.
Onneksi on olemassa monia kiertotapoja, ja tässä artikkelissa luetellaan ne. Näytämme, kuinka ajoitat sähköpostit Macissa ja iPhonessa, jotta viestisi ovat oikea-aikaisempia.
Sähköpostin ajoittaminen Apple Mailissa iPhonessa
Kuten aiemmin mainittiin, Apple Mail ei salli sähköpostien ajoittamista tietylle toimitusajalle. Tämä tarkoittaa, että tarvitset kolmannen osapuolen alustan ongelman ratkaisemiseksi, ja Mailbutler on yksi parhaista vaihtoehdoistasi. Se on kätevä tuottavuustyökalu, joka toimii Microsoft Outlookin, Gmailin ja Apple Mailin kanssa.
Alusta tarjoaa useita käteviä ominaisuuksia, kuten viestimalleja, torkkutoimintoja, tehtävien hallintaa ja seurantaa. Mutta mikä tärkeintä, sen avulla voit ajoittaa sähköpostisi sisällyttämällä työkalulaatikkoosi kätevän ”Lähetä myöhemmin” -vaihtoehdon. Näin käytät Mailbutleria:
- Rekisteröi Mailbutler-tili tälle Nettisivu.
- Lataa sovellus iPhonellesi osoitteesta Apple Store ja asenna se laitteellesi.
- Käynnistä Apple Mail ja kirjoita viestisi.
- Paina ”Lähetä myöhemmin” ajoittaaksesi sähköpostin. Valitse aika ja päivämäärä, jolloin haluat viestin perille. Käytä pudotusvalikon nuolia ja kellosymbolia. Lisäksi voit määrittää oletusvälin säätämällä Dashboard Preferences -asetuksia.
- Jos olet yritys- tai ammattikäyttäjä, käytä optimoitua aikataulua rastittamalla vastaava ruutu. Jos olet tavallinen käyttäjä, ohita tämä vaihe.
- Viimeistele prosessi painamalla ”Aikataulu” -painiketta. Viesti tallennetaan ”Mailbutler – Scheduled” -osioon. Lopuksi voit napsauttaa sähköpostisi muokataksesi, ajoittaaksesi uudelleen tai peruuttaaksesi aikataulun tarvittaessa. Vastaanottaja saa viestisi, vaikka iPhonesi ei olisi päällä.
”Lähetä myöhemmin” -ominaisuus on olennainen osa kaikkia Mailbutler-suunnitelmia, mukaan lukien Essential-vaihtoehto, joka on ilmainen. Peruskäyttäjät voivat kuitenkin lähettää vain ajoitettuja viestejä, joissa on vesileima. Ainoa tapa poistaa se on päivittää heidän Professional-suunnitelmaansa (11 dollaria kuukaudessa) tai kalliimpiin Business- ja Professional+-vaihtoehtoihin.
Mailbutler ei ole ainoa kolmannen osapuolen sovellus, johon voit luottaa aikataulun muuttamiseen. Spark on toinen houkutteleva alusta:
- ladata sovellus ja anna kirjautumistietosi.
- Avaa Spark ja paina kynäsymbolia kirjoittaaksesi sähköpostisi.
- Kun olet kirjoittanut, paina ”Sähköpostin uudelleenjärjestely” näytön oikeassa alakulmassa.
- Aseta mukautettu päivämäärä painamalla ”Valitse päivämäärä” tai valitsemalla ennalta määritetty aikataulu. Voit siirtää lähetystä enintään kuusi kuukautta etukäteen.
- Lähetä viesti napauttamalla ”Lähetä” -symbolia oikeassa yläkulmassa. Sovellus lähettää sähköpostin sovittuna aikana. Siihen asti se on tallennettu Lähtevät-kansioosi.
Sähköpostien ajoittaminen uudelleen Sparkissa on yhtä helppoa:
- Käynnistä sovellus ja paina kolmea vaakaviivaa.
- Siirry ”Lähtevät”-ikkunaan.
- Korosta ajoitettu viesti ja napauta muokkaussymbolia ja sen jälkeen aikataulusymbolia.
- Paina ”Poista aikataulu”, jos haluat peruuttaa aikataulusi, tai ”Muokkaa”, jos haluat tehdä muutoksia.
Sähköpostin ajoittaminen Apple Mailissa Macissa
Apple Mail Macissa toimii samoin, eli et voi ajoittaa sähköposteja ilman kolmannen osapuolen ratkaisuja. Hyvä uutinen on, että voit käyttää monenlaisia alustoja ongelman ratkaisemiseen. Automator on yksi niistä.
Tämän Mac-tietokoneisiin esiasennetun ohjelman avulla voit luoda komentosarjoja, työnkulkuja ja suorittaa monia toistuvia tehtäviä. Sähköpostin ajoitusominaisuus saattaa olla tärkein kohokohta. Käytä alustaa oikein noudattamalla seuraavia ohjeita:
- Käynnistä Automator ja paina ”Työnkulku”.
- Valitse ”Valitse” ja hae sähköpostistasi ”Kirjasto”-osion avulla.
- Lisää uusi sähköposti -vaihtoehto pääikkunaan.
- Kirjoita viestisi, lisää vastaanottaja ja ilmoita aihe.
- Korosta ”Lähetä lähtevät viestit” ja pudota vaihtoehto nykyisen tehtäväsi alle.
- Valitse ”Tiedosto” ja napsauta ”Tallenna” -painiketta. Nimeä tiedosto ja valitse ”Sovellus” muoto-osiosta.
- Tallenna kohde ja avaa Kalenteri-sovellus.
- Luo tapahtuma kaksoisnapsauttamalla sopivaa päivämäärää. Nimeä pari, aseta oikea aika ja valitse ”Hälytys”.
- Napsauta ”Mukautettu” -painiketta ja sen jälkeen ”Avaa tiedosto”.
- Selaa seuraavaa ruutua ja valitse ”Muu”.
- Lisää Automaatio-sovelluksessa luotu tiedosto.
- Muuta hälytyksen ajoitus tapahtuman ajaksi ja paina ”OK”. Kalenterin tulee suorittaa automaatio vastaavana aikana ja lähettää viestisi. Varmista vain, että laitteesi on päällä ja että Internet-yhteys on vakaa. Muuten tapahtuma jää väliin.
Hyödynnä optimoidun uudelleenjärjestelyn edut
Apple Mail on loistava sovellus, mutta sillä on yksi suuri haittapuoli – ajoitusominaisuuden puute. Onneksi tätä ongelmaa ei tarvitse pidätellä, koska siellä on niin monia kolmannen osapuolen ratkaisuja. Valitsetpa sitten Mailbutlerin, Sparkin tai muun alustan, varmistat paremman viestinnän ystävien ja liikekumppaneiden kanssa. Lähetät synttärionnittelut ajoissa ja lähetät tärkeän kirjeenvaihdon arkisin, mikä lisää mahdollisuuksia vastata.
Mikä on sähköpostin ajoitusalustasi iOS:lle? Kuinka usein ajoitat sähköpostit uudelleen? Mitä muita ominaisuuksia haluaisit nähdä Apple Mailissa? Kerro meille mielipiteesi alla olevassa kommenttiosassa.