Microsoft Outlook on saatavilla kahdessa eri versiossa, MS Outlook 2019 osana MS Office Suitea ja Office 365 Outlook, tilauspohjainen palvelu.
Molemmat palvelut tarjoavat työpöytäversion sekä verkkoversion. Niiden avulla käyttäjät voivat myös lisätä useamman kuin yhden sähköpostitilin ja lukuisia muita mukautusvaihtoehtoja.
Tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit tarkastella kaikkia sähköpostiviestejä useilta sähköpostitileiltä Outlookissa. Käsittelemme myös muita tapoja suodattaa ja etsiä sähköpostisi Outlookissa, jotta ne voidaan järjestää tehokkaammin.
Kuinka tarkastella kaikkia viestejä Outlookissa
Jos kohtaat ongelmia kaikkien sähköpostien tarkastelussa Outlookissa, ehkä kyse on vain siitä, miten navigointiruutu on järjestetty. Jos et näe mitään kansioitasi tai sähköpostiviestejäsi, se johtuu siitä, että ne ovat todennäköisesti minimoituja. Onneksi se on helppo korjata. Sinun tarvitsee vain:
- Napsauta työkalupalkin Näytä-välilehteä.
- Valitse sitten ”Kansioruutu”.
- Jos ”Minimized” on valittuna, muuta se ”Normaali”.
Se siitä. Nyt voit nähdä kaikki kansiosi sellaisina kuin olet järjestänyt ne.
Kuinka tarkastella kaikkia viestejä Outlook 365:ssä
Kuten mainitsimme, MS Outlook 2019:llä ja Office 365 Outlookilla on tiettyjä eroja niiden ostotavan suhteen.
On myös muita eroja, joista yksi on se, että Outlook 2019 edellyttää käyttäjien ostavan päivityksen, kun taas Office 365 -käyttäjät saavat ne ilmaiseksi. Outlook-sähköpostiohjelman ja sen toimintojen kannalta molemmat ovat kuitenkin samat.
Jos käytät Outlookia useille sähköpostitileille, kunkin etsiminen erikseen voi olla aikaa vievä tehtävä. Tästä syystä näytämme sinulle tavan tarkastella kaikkien Outlook-tilien postia kerralla.
- Napsauta jonkin Outlook-tilisi Saapuneet-kansiota.
- Kirjoita näytön yläreunassa olevaan hakupalkkiin ”kansio: postilaatikko”
- Lisäksi voit käyttää navigointipaneelin suodatinta ajanjakson määrittämiseen.
- Napsauta seuraavaksi hakupalkissa alaspäin osoittavaa nuolta ”Nykyinen postilaatikko” -vaihtoehdon vieressä.
- Valitse avattavasta valikosta ”Kaikki postilaatikot”.
Nyt voit nähdä kaikki sähköpostit kaikilta postilaatikkotileiltäsi samanaikaisesti määrittämäsi ajanjakson aikana. Seuraavan kerran, kun haluat tarkastella kaikkia viestejä, löydät tämän polun navigointipaneelin Viimeisimmät haut -vaihtoehdosta.
Kuinka tarkastella kaikkia viestejä Outlookissa iPhonessa
Outlook-käyttäjät voivat käyttää Outlook-sovellusta liikkeellä ollessaan. Se on saatavilla molemmille iPhone ja Android laitteita, ja sillä on sama loistava käyttöliittymä molemmille käyttöjärjestelmille.
Siinä ei kuitenkaan ole kaikkia työpöytäohjelman asetusvaihtoehtoja, joten sinun on ensin säädettävä asetuksia. Silti, jos et voi tarkastella kaikkia viestejäsi Outlook-sovelluksessa, on mahdollista, että ne eivät ole ”Focused Inbox” -kansiossa.
Outlook määrittää ”Focused Inbox” ja ”Other” kahdeksi oletuskansioksi saapuville posteille. Jos odotat viestiä, mutta et näe sitä, sinun on ehkä tehtävä haku ”Muu” tarkistaaksesi, onko se siellä. Hyvä uutinen on, että voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä ja sinulla on vain yksi yhtenäinen postilaatikko. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa Outlook-sovellus ja napsauta ”Asetukset” -vaihtoehtoa näytön oikeassa alakulmassa.
- Vieritä alas ja etsi Kohdistettu postilaatikko -vaihtoehto, jonka vieressä on vaihtotoiminto.
- Sammuta vaihtopainike.
Nyt voit nähdä kaikki saapuneet sähköpostit samanaikaisesti. Jos annat Outlookin suodattaa viestisi, sinun tarvitsee vain kytkeä Kohdistettu Saapuneet -painike takaisin päälle.
Kuinka tarkastella kaikkia lukemattomia viestejä Outlookissa
Useimmat meistä saavat niin paljon sähköposteja, että ne kerääntyvät. Ennen kuin huomaatkaan, postilaatikossasi on monia lukemattomia sähköposteja. Mutta ne sijaitsevat joko eri kansioissa tai ne ovat liian kaukana luettelossa.
Onneksi on olemassa tapa tarkastella kaikkia lukemattomia sähköposteja Outlookissa. Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on suoritettava:
- Avaa Outlook-sähköpostiohjelmasi ja siirry navigointipaneeliin.
- Napsauta ”Etsi nykyisestä postilaatikosta” -kohdasta ”Lukemattomat”.
- Voit sitten vaihtaa ”nykyisestä postilaatikosta” uudelleen ”kaikkiin postilaatikoihin”, jos sinulla on useita sähköpostitilejä Outlookissa.
Outlook näyttää kaikki lukemattomat viestit kaikista kansioista ja alikansioista jokaisesta aktiivisesta sähköpostitilistä.
Kuinka tarkastella kaikkia sähköpostiviestejä Outlookissa
Ehkä etsit jotain Outlookista, etkä näytä löytävän sitä mistään. On mahdollista, että se on tallennettu kansioon, jonka olet unohtanut kokonaan.
Outlook antaa sinulle mahdollisuuden etsiä nykyisestä kansiosta ja sen alikansioista, mutta sen avulla voit myös laajentaa soveltamisalaa ja käyttää ”Kaikki Outlookin kohteet” -vaihtoehtoa. Näin:
- Käytä navigointipaneelin ”Suodatin”-ominaisuutta lisätäksesi mitä tahansa etsimääsi tunnettua parametria. Vaihtoehtoja on monia, kuten haku luokan, vastaanottajan, liitteen ja muiden mukaan.
- Vaihda sitten paneelin yläosassa olevasta avattavasta valikosta ”Nykyinen kansio” kohtaan ”Kaikki Outlook-kohteet”.
Kun teet tämän, näet myös ”PersonMetadata” -kansion, jonka Outlook Customer Manager (OCM) on luonut ja käyttänyt. Älä huolestu siitä. Tämä palvelu on poistettu käytöstä kesäkuusta 2020 lähtien, mutta Outlook näyttää sen silti joskus. Tämä tulee todennäköisesti muuttumaan tulevaisuudessa.
Kuinka nähdä kaikki lähetetyt viestit Outlookissa
Samalla tavalla voit nähdä kaikki vastaanotetut sähköpostit kaikilta Outlook-tililtäsi, voit nähdä lähetetyt sähköpostit. Lähetetyt-kansio on yleensä suoraan sähköpostiohjelman Saapuneet-kansion alla, ellet ole muuttanut kansioiden järjestystä.
Jos sinulla on useita sähköpostitilejä, et valitettavasti voi tarkastella niitä kaikkia kerralla, kuten voit nähdä vastaanotettujen sähköpostien kanssa. Voit vain napsauttaa kutakin kansiota erikseen ja käyttää hakusuodatinta löytääksesi etsimäsi.
”Kaikki sähköpostit” -kansion määrittäminen Outlookissa
Jos haluat yhdistää postin useista kansioista yhdeksi yhdistäväksi kansioon, se on vaihtoehto, joka sinulla on Outlookissa. Alla kuvattu menetelmä koskee sekä Outlook 2019:ää että Outlook 365:tä. Toimi näin:
- Napsauta ”Hakukansio” -vaihtoehtoa Outlookin vasemman reunan ruudussa.
- Napsauta sitten ”Uusi hakukansio” -vaihtoehtoa.
- Vieritä alas ja valitse sitten ”Luo mukautettu hakukansio” ja napsauta ”Valitse”.
- Nimeä ponnahdusikkunassa uusi kansio, esimerkiksi ”Kaikki viestit”.
- Napsauta sitten ”Selaa” ja valitse kaikki kansiot, jotka haluat olla osa uutta hakua.
- Kun napsautat ”OK”, sinulta kysytään, haluatko määrittää hakuehtoja tarkemmin. Ja jos haluat jatkaa sellaisena.
- Napsauta ”Kyllä” ja sitten ”OK” vielä kerran.
Nyt sinulla on ”Kaikki viestit” -kansio, joka sisältää kaikki sähköpostisi kaikista valitsemistasi kansioista.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Ehkä sinulla on vielä muutama kysymys kaikkien sähköpostien katselemisesta Outlookissa. Toivottavasti nämä täydentävät kuvan.
Kuinka näytän kaikki sähköpostit Outlookissa?
Nopea ja yksinkertainen tapa näyttää jokainen sähköposti jokaisesta Outlookin kansiosta on käyttää yllä lueteltua menetelmää ja luoda mukautettu ”Kaikki viestit” -kansio. Mutta se toimii vain jokaisessa Outlook-tilissä erikseen.
Kuinka voin tarkastella kaikkia viestejä Outlookissa?
Voit tarkastella vain kaikkia useilta tileiltä vastaanotettuja viestejä Outlookissa. Tämä ei toimi lähetetyille kohteille ja muille kansioille. Lisäksi voit käyttää navigointipaneelin suodatintoimintoa määrittääksesi lähettäjän, onko sähköposti lukematon, onko siinä liite jne.
Outlook-kokemuksesi hallitseminen
Microsoft Outlook on yksi suosituimmista ja kehittyneimmistä sähköpostiohjelmista. Kestää vähän aikaa selvittää kaikki yksityiskohdat ja oppia käyttämään niitä parhaiten hyödyksesi.
Jos olet sellainen, joka lähettää ja vastaanottaa paljon sähköposteja, asioiden suodattaminen tarkoittaa usein kaikkien sähköpostien katselemista ja aloittamista tästä. Toivottavasti pystyt navigoimaan Outlookissa onnistuneesti etkä koskaan häviä sähköpostia.
Kuinka järjestät Outlook-sähköpostisi? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.
