Google Sheets on kätevä tapa järjestää kokouksia, luoda tehtäviä, lajitella laskuja ja muuta dataa. Se on selkeä, monipuolinen ja jaettavissa muiden käyttäjien kanssa.
Tämän työkalun ainoa haittapuoli on, että sinulla ei ole sisäänrakennettua toimintoa lähettääksesi sähköpostimuistutuksia taulukosta itsellesi tai muille käyttäjille. Tämä tekisi paljon helpommaksi seurata kaikkia tehtäviäsi ja tietojasi.
Onneksi kahdella tapaa voit lähettää sähköpostiin päivämääräpohjaisia muistutuksia. Lue tämä artikkeli saadaksesi lisätietoja niistä.
Tapahtumamuistutusten lähettäminen – yhdistä taulukot ja kalenteri
Jos haluat lähettää sähköpostimuistutuksia itsellesi, helpoin tapa tehdä se on sekoittaa kaksi erilaista Google-työkalua – Google Sheets ja Google Calendar. Tämä ei vaadi skriptin käyttöä. Sen sijaan sinun tarvitsee vain viedä tietoja sovelluksesta toiseen.
Menetelmä koostuu kolmesta vaiheesta – tietojen luomisesta ja viemisestä Sheetsistä, niiden tuomisesta kalenteriin ja sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön.
Vaihe 1: Luo ja vie tietoja Sheetsistä
Jos haluat viedä tietoja Sheetsista, sinun on luotava tapahtumataulukko ja tallennettava se CSV-tiedostona. Jotta tiedosto olisi tunnistettavissa Google-kalenterissa, sinun tulee käyttää tiettyä muotoa. Noudata vain näitä ohjeita:
- Avaa asiakirjasi Sheetsissä.
- Ensimmäisen rivisi arvojen tulee noudattaa tätä ääriviivaa: A1: Aihe, B1: Aloituspäivämäärä, C1: Päättymispäivä.
- Kirjoita Aihe-otsikon alle muistutuksen otsikko. Aloitus- ja päättymispäivän tulee olla muodossa KK/PP/VVVV.
- Lisää niin monta tapahtumaa kuin haluat, sekä niiden alkamis- ja päättymispäivät.
- Napsauta ”Tiedosto”-valikkoa.
- Vie hiiri Lataa-kohdan päälle. Uuden valikon pitäisi ilmestyä.
- Valitse Pilkuilla erotetut arvot.
- Sheets-tiedostosi CSV-versio ladataan tietokoneellesi.
Huomautus: Ainoat pakolliset otsikot ovat ”Aihe” ja ”Aloituspäivä”, jotta luettelo voidaan tuoda onnistuneesti. Jos haluat lisätä muita otsikoita, näet luettelon käytettävissä olevista vaihtoehdoista (kalenteri tunnistaa) ja niiden järjestyksen virallisessa Googlen tuki sivu.
Vaihe 2: Tuo asiakirja kalenteriin
Kun CSV-tapahtumataulukko on valmis tuotavaksi, on aika vaihtaa Google-kalenteriin.
- Avaa Google-kalenteri.
- Napsauta Asetukset-valikkoa (rataskuvake).
- Valitse Asetukset.
- Valitse vasemmalla olevasta valikosta Tuo ja vienti.
- Valitse Tuo-osiosta Valitse tiedosto tietokoneeltasi.
- Siirry tallennettuun CSV-tiedostoon ja napsauta ”Avaa”.
- Napsauta lopuksi ”Tuo” tuodaksesi CSV-tiedoston.
Jos näet näytössä, että tapahtumat on lisätty kalenteriin – kaikki sujui hyvin. Nyt ei jää enää muuta kuin sähköposti-ilmoitusten asettaminen kyseisiin tapahtumiin.
Vaihe 3: Ilmoitusten ja jakamisen määrittäminen
Kun olet määrittänyt ilmoitukset, saat muistutuksia kaikista tapahtumista, jotka olet vienyt Google Sheetsista suoraan sähköpostiisi. Noudata näitä ohjeita varmistaaksesi, että kaikki on asetettu oikein:
- Vie hiiri nimesi päälle Kalenteri-näytön vasemmalla puolella olevan Omat kalenterit -osion alla.
- Paina nimesi vieressä näkyvää Lisää-kuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä).
- Napsauta Asetukset ja jakaminen.
- Tarkista, onko tilisi luettelossa Jaa tiettyjen ihmisten kanssa. Jos ei, valitse Lisää ihmisiä ja lisää sähköpostiosoitteesi.
- Napsauta Tapahtumailmoitukset-osion alapuolella olevaa avattavaa Ilmoitus-valikkoa.
- Valitse sen sijaan Sähköposti.
- Aseta aika- ja päivämääräjakso muistutuksen ja tapahtuman välillä.
Nyt kalenterisi lähettää muistutuksia kaikista tapahtumista, jotka olet listannut Google Sheetsiin. Muista, että voit lisätä mitä tahansa Aihe-sarakkeeseen. Voit luetella tiettyjä tehtäviä, syntymäpäiviä tai muita järjestelyjä, ei vain tapahtumia.
Käytä lisäksi yllä mainittua Jaa tiettyjen ihmisten kanssa -vaihtoehtoa lisätäksesi muita sähköpostiviestejä luetteloon. Nämä käyttäjät saavat samat muistutukset sähköpostitse kyseisistä järjestelyistä.
Käytä Add Reminders -lisäosaa
Toinen tapa lähettää sähköpostimuistutuksia Google Sheetsin kautta on käyttää tiettyä lisäosaa. Tämä menetelmä on hieman helpompi ja vaatii vain, että määrität laajennuksen, joka tekee kaiken muun automaattisesti.
Voit määrittää lisäosan seuraavasti:
- Napsauta ”Lisäosat”-välilehteä näytön yläreunassa.
- Valitse Hanki lisäosat.
- Kirjoita hakupalkkiin ”Lisää muistutuksia”.
- Napsauta Lisää muistutuksia -kuvaketta ja valitse Asenna. Anna käyttöoikeudet pyydettäessä ja odota, että sovellus asennetaan.
- Siirry uudelleen ”Lisäosat”-välilehteen ja vie osoitin ”Lisää muistutuksia” -valikon päälle.
- Valitse Aseta/muokkaa muistutuksia.
Laajennus sisältää sarakkeet Task-, Assignee-, CC- (valinnainen)- ja Deadline-sarakkeille. Tehtävä-kohtaan voit kirjoittaa lyhyen ohjeen, sähköposti siirtyy kohtaan ”Assignee” ja päivämäärä ”Deadline” -kohdan alle.
Jos haluat lähettää lisämuistutuksia määräpäivälle, säädä se manuaalisesti oikealla olevasta valikosta.
Lisäksi, jos haluat lisätä sisältöä muistutukseen, voit napsauttaa Mukauta lähetetyt sähköpostit -vaihtoehtoa ja kirjoittaa ylimääräiset tiedot.
Laajennus lähettää sähköpostit automaattisesti, kun sen aika tulee, ja voit muokata tehtävien kuvauksia, vastaanottajia ja päivämääriä liikkeellä ollessasi.
Ole varovainen lisäosien muistutusten kanssa
Lisää muistutus -lisäosan käyttäminen on kätevämpi ja helpompi tapa kuin vienti/tuonti -menetelmä, mutta vaatii samalla enemmän huomiota.
Koska muistutukset lähetetään automaattisesti, on mahdollista, että lähetät väärän tehtävän väärälle vastaanottajalle ennen kuin ehdit korjata sen. Tämä on vältettävissä ja yleensä vaaratonta, mutta sinun tulee silti kiinnittää huomiota siihen, kuka vastaanottaa mitä.
Kumpi tapa on mielestäsi parempi? Miksi? Jaa näkemyksesi alla olevassa kommenttiosiossa.